افزایش بهره‌وری یکی از مهم‌ترین اهداف سازمان‌های تجهیزمحور است. یکی از شیوه‌ها به منظور افزایش بهره‌وری، مدیریت صحیح تجهیزات و دارایی‌هاست. مدیریت دارایی های فیزیکی با هدف مدیریت بهینه و پایدار دارایی‌ها، سیستم، عملکرد، ریسک‌ها و هزینه‌های مربوط به آن در طول چرخه عمر جهت دستیابی به برنامه‌های استراتژیک سازمان ایجاد شده است. این مفهوم باعث ایجاد تحولات مثبت بیشماری در صنایع و سازمان‌های جهان است.
تعریف مدیریت دارایی‌های فیزیکی در ISO 55000 :
مجموعه فعالیت‌های هماهنگ یک سازمان که موجب تحقق ارزش دارایی‌ها می‌شود.
جهت درک بهتر مفهوم مدیریت دارایی های فیزیکی توجه به تعریف زیر نیز می‌تواند مفید باشد.
با توجه به یک هدف تجاری یا سازمانی، مدیریت دارایی‌های فیزیکی مجموعه فعالیت‌هایی است مرتبط با:
- شناسایی دارایی‌های مورد نیاز؛
- شناسایی الزامات بودجه؛
- تهیه دارایی‌ها؛
- ارائه تدارکات و پشتیبانی نگهداری و تعمیرات برای دارایی‌ها؛
- اسقاط و نوسازی دارایی‌ها.
تا بتواند به طور مؤثر و بهره‌ور اهداف مورد نظر سازمان را برآورده سازد.
از این تعریف می‌توان دریافت که مدیریت دارایی‌های فیزیکی مجموعه گسترده‌تری از فعالیت‌ها را نسبت به “تعمیر و نگهداری” شامل می‌شود، که در واقع مربوط به نگهداری تجهیزات موجود در شرایط عملیاتی است. مدیریت دارایی‌های فیزیکی مربوط به بررسی فنی، اقتصادی و شیوه‌های مدیریت صحیح برای تصمیم‌گیری در مورد استفاده از دارایی‌ها برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار سازمان، و سپس تهیه و پشتیبانی از آن‌ها در طول چرخه عمر است.
هدف از مدیریت دارایی های فیزیکی
هدف از مدیریت دارایی‌های فیزیکی این است که سازمان بتواند دارایی‌هایی متناسب با نیازهای کسب‌وکار خود داشته باشد و خدمات پشتیبانی ارائه دهد تا دارایی‌ها بتوانند به طور مؤثر عمل کنند. به تعبیر انتزاعی‌تر، هدف از مدیریت دارایی‌های فیزیکی این است که سازمان بتواند در راستای تحقق ارزش‌هایش از دارایی‌های خود استفاده کند. مدیریت دارایی‌های فیزیکی از تحقق ارزش همزمان با متعادل کردن هزینه‌های مالی، زیست‌محیطی و اجتماعی، ریسک، سطح و کیفیت خدمات و عملکرد دارایی پشتیبانی می‌کند.
سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی
یک شمای کلی از نقش دارایی فیزیکی و مدیریت دارایی‌های فیزیکی در یک سازمان در تصویر زیر نمایش داده شده است. همان‌گونه که مشاهده می‌کنید کلید راه‌اندازی این سیستم تقاضای مشتری است که اهداف و برنامه‌های کسب‌وکار را هدایت می‌کند. جهت تحقق اهداف کسب‌وکار نیاز به عملیاتی وجود دارد که توسط دارایی‌های فیزیکی پشتیبانی می‌شود. مدیریت دارایی های فیزیکی، دارایی‌ها را به‌منظور پشتیبانی از عملیات کسب‌وکار مهیا می‌کند. این موضوع نیاز به یک سیستم مدیریت دارایی های فیزیکی که از برنامه‌‌ریزی، تهیه، نگهداشت و تدارکات دارایی پشتیبانی کند، دارد. دیگر خدمات پشتیبانی نظیر فناوری اطلاعات، خدمات مالی و حقوقی در تمام فعالیت‌ها مورد نیاز است.
خطرات مدیریت دارایی های فیزیکی ضعیف
در کسب‌وکارهای تجهیزمحور ضروری است، ساختار سازمان به نحوی باشد که توسعه، تملک و بهره‌برداری از تجهیزات به شکل مؤثری انجام شود. نقش‌های مختلف در کسب‌وکار نظیر فروش، بهره‌برداری، مالی و مدیریت منابع انسانی به صورت مشخص در ساختار کسب‌وکار فعالیت دارند، در حالی که مدیریت دارایی های فیزیکی در یک ناحیه خاکستری، پایین‌تر از مدیریت ارشد و بالاتر از سطح نگهداری‌وتعمیرات قرار می‌گیرد.
ضعف در تمرکز مدیریت دارایی های فیزیکی از سویی می‌تواند منجر به مشکلاتی ناشی از ارتباط ضعیف بین بهره‌برداری با نگهداری‌وتعمیرات و از سوی دیگر با مدیریت ارشد شود. به عنوان نمونه ممکن است یک تعمیرکار مشکل در دسترس نبودن تجهیزات را مشاهده کند، مانند زمانی که کمبود لاستیک منجر به از دست رفتن دسترسی در ناوگان کامیون‌ها می‌شود. اما از دید کلی کسب‌وکار، به راحتی مشخص نیست که آیا این یک مشکل موقتی است و بهتر است با آن ادامه دهید، یا اینکه به لاستیک یا کامیون بیشتری نیاز دارید. برای به دست آوردن بهترین راه حل، نیاز به تحلیل برنامه عملیاتی کسب‌وکار و برنامه مدیریت دارایی های فیزیکی است. تکرار مداوم مشکلات از این نوع، حاکی از نقش مهم و اساسی مدیر دارایی است.
مزایای مدیریت دارایی های فیزیکی خوب
مدیریت دارایی های فیزیکی خوب مزایای زیر را مهیا می‌کند. این مزایا سازمان را قادر می‌سازد تا به طور مؤثر و بهره‌ور اهداف کسب‌وکار خود را محقق کند:
- روشی هماهنگ به منظور تصمیم‌های مبتنی بر دارایی، به گونه‌ای که الزامات دارایی، تملک و اسقاط آن‌ها با اهداف کسب‌وکار مطابقت داشته باشد؛
- پشتیبانی مناسب از چرخه عمر دارایی و ایجاد پیشرفت در عملکرد دارایی؛
- فرایندهای داخلی مؤثر برای مدیریت دارایی فیزیکی؛
- تحقق اهداف کسب‌وکار و قانومندی، شامل:
- اهداف عملیاتی؛
- اهداف مالی؛
- قوانین محیطی؛
- قوانین سلامتی و ایمنی؛
- الزامات ایمنی؛
- مدیریت ریسک.
- چارچوبی منظم برای آموزش و توسعه کارکنان، در فهم و مدیریت سبد دارایی.
سری استانداردهای ISO 55000 یک چارچوب کلی برای مدیریت دارایی های فیزیکی فراهم می‌کند. تطابق با ISO 55000 مزایای زیر را دارد:
- ایجاد چارچوب ساختار یافته و درک مدیریت دارایی فیزیکی؛
- ایجاد روابط مؤثر بین مدیریت ارشد، مدیریت دارایی فیزیکی، بهره‌برداری و نگهداری‌وتعمیرات؛
- بهبود در بازده مالی دارایی؛
- تصمیمات آگاهانه در زمینه مدیریت دارایی فیزیکی؛
- مزایای بیمه، بهداشت و ایمنی، نظارتی و مدیریت ریسک؛
- شناخت شرکت / بازاریابی؛
- پیشرفت در آموزش و توسعه.
نیاز به مدیریت دارایی های فیزیکی به عنوان یک رشته شناخته شده از ماهیت فنی پیچیده سیستم‌های مدرن ناشی می‌شود. سازمان‌هایی که در آن‌ها مدیریت دارایی فیزیکی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، سازمان‌هایی هستند که شامل پلنت‌ها، ماشین‌آلات، ساختمان‌ها، جاده‌ها و پل‌ها، واحدهایی نظیر برق، گاز و آب، صنایع حمل و نقل؛ استخراج و فرآوری نفت و گاز؛ معدن و فرایندهای معدنی؛ صنایع شیمیایی، تولید، توزیع، هواپیمایی و دفاعی هستند. بنابراین مدیریت دارایی فیزیکی مفهومی بسیار فراگیر در سطح صنایع است و شناخت آن برای سازمان‌ها امری ضروریست.
منبع: ویرایش دوم کتاب Physical Asset Management نوشته Nicholas Anthony John Hastings