منظور از استراتژی مدیریت دارایی‌های فیزیکی چیست؟
عدم وجود ذهنیت شفاف و مشخص در مورد اهداف و نحوه رسیدن به آن‌ها نزد مدیران و پرسنل نگهداشت یک سازمان، می‌تواند یکی از بدترین اتفاق‌های ممکن برای آن سازمان باشد. آگاهی از مفهوم استراتژی نگهداشت و ایجاد آن به شکلی صحیح، مسیر مشخصی را برای رسیدن به اهداف سازمان نمایان می‌کند. سازمان‌های بسیاری در دنیا به دلیل عدم وجود استراتژی مناسب از ادامه مسیر تعالی بازمانده‌اند و به تدریج دچار انحطاط شده‌اند.
اگر بدانید کجا می‌روید و دورنمایی از چگونگی رسیدن به مقصد در ذهن داشته باشید، بدین معناست که شما استراتژی دارید. پیچ‌وخم‌های راه، مسیری که انتخاب می‌کنید، شیوه‌ای که برای طی مسیر برمی‌گزینید، سرعت شما، همسفر شما و نکاتی از این دست، همگی گزینه‌هایی تاکتیکی به‌شمار می‌روند. استراتژی، جهت کلی حرکت را توصیف می‌کند و وارد جزئیات نمی‌شود. مدیریت دارایی‌ها یا همان مدیریت زیرساخت‌های فیزیکی کسب‌وکار نیز به‌معنای اجرای استراتژی مدیریت دارایی‌هاست. تاکتیک‌ها گزینه‌هایی هستند که به‌منظور اجرای استراتژی و مدیریت افراد، فرآیندها و زیرساخت‌های دارایی‌های فیزیکی که اجزای سازندۀ کسب‌وکار هستند، برمی‌گزینید.
صرف‌نظر از نوع کسب‌وکار شما و اینکه‌ایا استراتژی خود را مستند و مکتوب کرده‌اید یا خیر، بی‌تردید از استراتژی مشخصی پیروی می‌کنید. حتی اگر مسیری را مشخص نکرده باشید، کماکان از نوعی استراتژی پیروی می‌کنید، گرچه ناآگاهانه. این امر اغلب منجر به اتخاذ رویکردی کاملاً واکنشی برای حل مشکل می‌شود. از آنجا که شما خودتان مسیر را انتخاب نکرده‌اید، به رویدادها و دیگران اجازه می‌دهید که مسیری را برای شما انتخاب کنند. شرکتی که هیچ تلاشی نمی‌کند جلوی خرابی دارایی‌های فیزیکی یا پیامدهای آن را بگیرد، فارغ از اینکه استراتژی خود را چگونه تعریف می‌کند، بر پایۀ استراتژی «کارکرد تا خرابی» عمل می‌کند. در حالت آرمانی، اقدام‌های شما باید با استراتژی مشخص شما همراستا باشند.
اگر استراتژی مطلوبی دارید که تمام کارکنان سازمان از آن اطلاع دارند، دیگر با مشکلات قدیمی رودررو نمی‌شوید و می‌توانید مشکلات جدید را رفع کنید. اگر استراتژی خوبی ندارید، به‌شدت توصیه می‌کنیم که به دنبال ایجاد آن باشید، آن را به دیگران اعلام کنید و سپس برای نحوۀ تحقق آن بر گزینه‌های تاکتیکی متمرکز شوید.
رفع ابهام در مورد استفاده از واژه استراتژی
ابهام‌هایی پیرامون تعریف‌های واژۀ «استراتژی» وجود دارد. یک تعریف برای سطوح بالا و کلان کسب‌وکارها کاربرد دارد و دیگری مختص زمینۀ مدیریت دارایی‌های فیزیکی است. «استراتژی» در معنای اول استفاده می‌شود و به جهت کلی و برنامۀ انعطاف‌پذیر سطح بالایی اطلاق می‌شود که شما را به انتخاب‌هایی مطلوب هدایت می‌کند. نمونۀ این نوع استراتژی، انتخاب پیاده‌سازی روش‌هایی است که شرکت را از رویکرد واکنشی به نگهداشت به‌سوی رویکردی پیش‌کنشی سوق می‌دهد. به‌همین‌ترتیب، انتخاب تعالی در این مسیر به کاهش هزینه‌ها، افزایش قابلیت اطمینان و توانایی در پیش‌بینی عملیات، بهبود ایمنی و رعایت الزامات زیست‌محیطی منجر می‌شود.
به‌طورکلی، مدیریت دارایی‌های فیزیکی از کلمۀ «استراتژی» به‌منظور ارجاع به رویکرد کلی برای مدیریت کل چرخۀ عمر برخی از دارایی‌های فیزیکی استفاده می‌کند. برای مثال، استراتژی نگهداشت برای پمپ‌های گریز از مرکز یدکی ممکن است این باشد که آن‌ها را به صورت دوره‌ای آزمایش و چک کند و فقط زمانی که قادر به عملیات نیستند، آن‌ها را تعمیر کند. یک استراتژی چرخۀ عمر دارایی هم ممکن است این باشد که ناوگانی از وسایل حمل‌ونقل را خریداری کند و وقتی هزینۀ کلی چرخۀ عمر مالکیت آن‌ها به حداقل رسید، بهره‌گیری عملیاتی از آن‌ها را متوقف کند. این استراتژی نکاتی مانند خرید، استهلاک، اسقاط، هزینۀ سرمایه، مالیات و… را درنظر می‌گیرد. یکی از استراتژی‌های محبوب و ساده اما اغلب گران این است که کارکرد دارایی ادامه یابد تا اینکه آن‌قدر مستهلک شود که بیش از ارزش اسقاط، هیچ ارزش دیگری نداشته باشد.
استراتژی خوب؛ ساده یا پیچیده؟
ضرورتی ندارد که استراتژی پیچیده باشد؛ درواقع، بسیاری از موفق‌ترین استراتژی‌ها چیزی بیش از رهنمودهایی ساده یا مجموعه‌ای از مقررات نیستند. این استراتژی‌ها وارد جزئیات نمی‌شوند، بلکه اقدامات یا مسیرهای جایگزینی را نشان می‌دهند که درصورت تغییر وضعیت باید از آن‌ها استفاده کنید و همواره مقصد یا هدف اصلی را مدنظر دارند.
بااین‌حال، استراتژی باید فراتر از سادگی باشد تا عملی شود. باید برنامه‌هایی تاکتیکی برای چگونگی پیاده‌سازی استراتژی تهیه کنید و این برنامه‌ها باید اجرایی شوند. بدون چنین برنامه‌هایی، هیچ دورنمای روشنی از آنچه انجام می‌دهید یا چگونگی انجام آن نخواهید داشت. اگر چنین برنامه‌هایی را اجرا نکنید، غیر از نوعی تمرین ذهنی ساده به چیز دیگری دست نیافته‌اید. برنامه‌های تاکتیکی به فعالیت‌های کوتاه‌مدت و میان‌مدت و بلندمدت، نیازهای منابع انسانی (افراد، مهارت‌ها، دانش، مدیریت تغییر) و نیز سرمایه‌گذاری و بودجه‌بندی لازم برای انجام این کارها می‌پردازند.
اگر به تعمیرگاه همیشگی خود بروید و از مکانیک و مالک تعمیرگاه بپرسید که‌ایا او مشتریان اصلی خود را می‌شناسد یا نه، به‌احتمال‌زیاد بلافاصله می‌تواند به شما پاسخ دهد، چرا که او هر روز مستقیماً با آن‌ها سروکار دارد. او نیازهای مشتریانش را درک می‌کند، زیرا کسب‌وکارش وابسته به‌این شناخت است و امرار معاشش به آن بستگی دارد. او می‌داند چه کند، قواعد را می‌داند و از آن‌ها پیروی می‌کند.
همسوسازی استراتژی مدیریت دارایی‌های فیزیکی با استراتژی شرکت
در سازمان‌های بزرگ، مانند کارخانه‌های تولیدی و فرایندی، بسیاری از کارکنان و مدیران متخصص، مشتریان خود را نمی‌شناسند یا مستقیماً با آن‌ها سروکار ندارند و نیازهای واقعی مشتریان را نمی‌دانند. داشتن این اطلاعات بسیار مهم به کارکنان فروش و واحدهای بازاریابی واگذار شده است. این واحدها نیز آنچه را می‌فهمند به واحد توسعۀ شرکت منتقل می‌کنند و معمولاً در اینجاست که برنامۀ استراتژیک شرکت شکل می‌گیرد. درنهایت، این برنامه برای تصویب به هیئت‌مدیره فرستاده می‌شود. در این رویکرد واحدبندی‌شده به مدیریت کسب‌وکار، مرتبط‌کردن استراتژی مدیریت نگهداشت به طرح کسب‌وکار کلی شرکت بسیار بعید می‌نماید. بااین‌وجود، با افزایش وابستگی شرکت‌ها به دارایی‌های فیزیکی برای ایجاد ارزش، همسوسازی استراتژی مدیریت دارایی‌های فیزیکی با استراتژی شرکت بیش‌ازپیش اهمیت یافته است. همچنین بسیار ضروری است که مطمئن شویم این استراتژی در سراسر سازمان اطلاع‌رسانی و پذیرفته شده است. بدون «جلب تعهد» همگان، نمی‌توان استراتژی را با موفقیت اجرا کرد.
به خاطر داشته باشید که آنچه در نگهداشت صدق می‌کند، با آنچه در کسب‌وکار صدق می‌کند چندان متفاوت نیست: باید بدانید کجا ایستاده‌اید، عملکردتان چقدر بهینه است و به کجا می‌روید.
ویژگی‌های استراتژی خوب
استراتژی خوب برای کسب‌وکار دارای عناصر زیر است:
- شرحی از کسب‌وکار و نیز محصولات و خدماتی که هم‌اینک ارائه می‌دهید، همچنین توضیحاتی دربارۀ مشتریان کلیدی و عواملی که آن‌ها را به‌عنوان مشتریان کلیدی حفظ می‌کند.
- ارزیابی الزامات قانونی و اقتصادی و مالی حاکم بر کسب‌وکار شما، به‌ویژه به‌این دلیل که شرکت‌ها بیش از گذشته بین‌المللی می‌شوند و جهانی عمل می‌کنند.
- شرحی از چشم‌انداز آتی کسب‌وکار (مثلاً پنج سال آینده). گاهی این چشم‌انداز به‌شکل هدفی ارائه می‌شود که دستیابی بدان چالش‌برانگیز است تا در کارکنان ایجاد شوق و انگیزه کند.
- بیانیۀ مأموریت (قرار است چه کاری انجام بدهید)، اصول راهنما (مقرراتی که از آن‌ها پیروی خواهید کرد)، اهداف اصلی که باید بدان‌ها نائل شوید (نقاط عطف) و برنامۀ کسب‌وکار که باید آن را محقق کنید.
مستندات حمایت‌کننده استراتژی
حمایت از استراتژی شامل تحلیل‌ها و فعالیت‌های مختلفی می‌شود که به توسعۀ آن کمک می‌کند، آن را توجیه می‌کند و بستر آن را فراهم می‌کند. بهتر است این موارد مستند شوند و شرحی از پیشینۀ استراتژی تهیه شود که به‌ویژه برای کسانی سودمند است که با آن آشنا نیستند. نمونه‌هایی از این مستندسازی‌های پس‌زمینه‌ای عبارت‌اند از:
- تحلیل عملکرد مالی گذشته و اهداف کلی؛
- بازنگری محیط رقابتی و وضعیت بازار؛
- قوت‌ها، ضعف‌ها و ابعاد رقابتی کلیدی کسب‌وکار؛
- ارزیابی صادقانۀ توانایی خود برای دستیابی به‌این چشم‌انداز (آیا می‌توانید آن را انجام دهید؟) که به شما کمک خواهد کرد قوت‌ها و ضعف‌های خود را بشناسید.
هنگامی که شرکتی استراتژی کسب‌وکار خود را تعریف و دربارۀ آن اطلاع‌رسانی می‌کند، از همین رویکرد می‌تواند برای ایجاد استراتژی نگهداشت خود بهره گیرد. استراتژی نگهداشت، مانند استراتژی کسب‌وکار، باید انعطاف‌پذیر باشد و به الزامات متغیر کسب‌وکار واکنش نشان دهد. برای مثال، در صنعت معدن، تغییرات استراتژی نگهداشت به عواملی مانند عمر معدن، رشد معدن، نحوۀ عملیات و زمان خاتمۀ کار معدن مرتبط است.
هرم تعالی آپتایم و استراتژی
در هرم تعالی آپتایم که مسیر رسیدن به تعالی در مدیریت دارایی‌های فیزیکی را نشان می‌دهد، سه سطح وجود دارد که عبارتند از: رهبری، الزامات و تعالی. این هرم و پارامترهای آن را در تصویر ملاحظه می‌کنید.
برای صعود در این هرم هرچند لازم نیست از رویکردی تجویزشده پیروی شود، اما باید همه عناصر دو سطح پایین‌تر، یعنی «رهبری» و «الزامات» اجرا شود. بقا در محیط امروزین کسب‌وکار، نیاز به رسیدن به حداقل میزان شایستگی در این دو سطح دارد. بنابراین اهمیت استراتژی مدیریت دارایی فیزیکی در حرکت به سمت تعالی در این هرم بسیار مشهود است و از موارد زیربنایی محسوب می‌شود.
منبع: کتاب زمان در دسترس ترجمه دکتر علی زواشکیانی